П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
АДМИНИСТРАЦИИ АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ЖИРНОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

от 17 июня 2021г. № 41

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Александровского сельского поселения 

	В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности администрации сельского поселения, установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации Александровского сельского поселения, п о с т а н о в л я ю: 

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Александровского сельского поселения. 
 
 2. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации сельского поселения Серебрякову Н.А.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит обнародованию и размещению на официальном сайте администрации Александровского сельского поселения Жирновского муниципального района Волгоградской области в сети «Интернет».

4.Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Александровского
сельского поселения                                 		 Р.С. Алекперов  

УТВЕРЖДЕНА
постановлением администрации   
Александровского сельского поселения
от 17 июня 2021г. № 41

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации Александровского сельского поселения

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с положениями Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»,  Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст) (далее - Национальный стандарт).
1.2. Настоящая инструкция по делопроизводству устанавливает единые требования создания и оформления документов, в том числе с применением информационных технологий, в администрации Александровского сельского поселения.
1.3. Настоящая инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив администрации Александровского сельского поселения
1.4. Ответственность за организацию работы с документами возлагается на заместителя главы администрации сельского поселения, права и обязанности которого устанавливаются в должностной инструкции.
1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми Председателем Александровского сельского совета – Главой Александровского сельского поселения.
1.6. Настоящая инструкция, а также изменения к ней утверждаются Распоряжением Председателя Александровского сельского совета – Главы Александровского сельского поселения.

II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

2.1. В Администрации создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки документов на бумажном носителе.
2.2. Документы администрации Александровского сельского поселения оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба РФ, герба (геральдического знака) субъекта РФ, герба администрации на листах формата А4.
2.3. Бланки документов администрации разрабатываются в соответствие с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016.
2.4. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.
2.5. Проекты документов, подготовленных администрацией Александровского сельского поселения, подлежат согласованию.
Согласование проекта документа в администрации Александровского сельского поселения оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица.
Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) Главой Александровского сельского поселения.
Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью Главы Александровского сельского поселения.
Электронные документы, направляемые в администрацию, подписываются усиленной квалификационной электронной подписью должностного лица Администрации, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 11.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами РФ.
2.6. На документах, утверждаемых МНПА, оформляется гриф утверждения.
2.7. В необходимых случаях собственноручная подпись Главы Александровского сельского поселения, заверяется печатью администрации с воспроизведением Государственного герба РФ, (герба (геральдического знака) субъекта РФ, герба (геральдического знака) Администрации).
2.8. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
2.9. Для создания документов используется свободно распространяемый бесплатный шрифт размера (№ 12/№ 13/№ 14). При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
2.10. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.
2.11. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.
2.12. Выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом не предусмотрено.
2.13. Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы оформляются с титульным листом.
2.14. При подготовке и оформлении документов Администрации Александровского сельского поселения используют следующие реквизиты: (герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)/эмблема/товарный знак (знак обслуживания)/код формы документа/наименование организации - автора документа/наименование структурного подразделения - автора документа/наименование должности лица - автора документа/справочные данные об организации/наименование вида документа/дата документа/регистрационный номер документа/ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа/место составления (издания) документа/гриф ограничения доступа к документу/адресат/гриф утверждения документа/заголовок к тексту/текст документа/отметка о приложении/гриф согласования документа/виза/подпись/отметка об электронной подписи/печать/отметка об исполнителе/отметка о заверении копии/отметка о поступлении документа/резолюция/отметка о контроле/отметка о направлении документа в дело).
2.15. Изображение герба помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2.16. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2.17. Изображение (товарного знака/знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
2.18. Код формы документа располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
2.19. Наименование администрации Александровского сельского поселения на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица.
Наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
2.20. Справочные данные об администрации Александровского сельского поселения указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона; факс; адрес электронной почты; сетевой адрес.
2.21. На всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, указывается наименование вида документа, которое располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).
2.22. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 01.01.2020; словесно-цифровым способом, например: 1 января 2020 г.
2.23. На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
2.24. Во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов, в соответствии с принятым административно-территориальным делением указывается место составления (издания) документа.
2.25. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.26. При оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.) используется адресат.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица, например:
Руководителю Федерального архивного агентства
Фамилия И.О.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:
1. Федеральное архивное агентство
2. Росархив
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:
Федеральное архивное агентство
Отдел государственной службы, кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:
АО «Профиль»
Руководителю договорно-правового отдела
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина, например:
1. г-ну Фамилия И.О.
2. г-же Фамилия И.О.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно, например:
1. Руководителям дочерних обществ 
АО «Профиль»
2. Руководителям управлений Росархива
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)», например:
Руководителям дочерних обществ 
АО «Профиль» (по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 3,
г. Жирновск, Волгоградская обл., 403791
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
mail@v№iidad.ru
2.27. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Александровского сельского                               совета –
Глава Александровского сельского поселения
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
     1. (Регламент)         Утвержден
                                                приказом АО «Профиль»
        от 5 апреля 2015 г. № 82

                2. (Правила) Утверждены
                  приказом АО «Профиль»
                  от 6 апреля 2015 г. № 83
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например:
(Положение)
            Утверждено
Советом директоров АО «Профиль»
(протокол от 12.12.2015 № 12)
2.28. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка, слева от границы левого поля.
2.29. Текст документа составляется на русском языке. В администрации Александровского сельского поселения наряду с государственным языком РФ могут употребляться государственные языки субъектов РФ.
2.30. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»). В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа. В деловых (служебных) письмах используются формы изложения от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа; от первого лица единственного числа, если письмо оформлено на должностном бланке. В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах может использоваться вступительное обращение. В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
2.31. В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах под текстом от границы левого поля оформляется отметка о приложении.
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
2.32. На документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами, проставляется гриф согласования документа. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - нетитульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа подтекстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИДАД
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма, например:
1. СОГЛАСОВАНО
Советом директоров
АО «Профиль»
(протокол от________ №________)

2. СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от ______ № _____________
2.33. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:
Руководитель юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
2.34. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), например:
Глава Александровского сельского поселения      Подпись           И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается, например:
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:
Глава Александровского сельского поселения          Подпись             И.О. Фамилия
Главный бухгалтер                         Подпись             И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:
Заместитель главы администрации Александровского
сельского поселения
           Подпись              И.О. Фамилия
Заместитель главы администрации Александровского
сельского поселения
          Подпись              И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии, например:
Председатель комиссии         Подпись              И.О. Фамилия
Члены комиссии                Подпись              И.О. Фамилия
                                   Подпись              И.О. Фамилия
                                   Подпись              И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением), например:
     И.о. главы Александровского сельского поселения   Подпись              И.О. Фамилия
     или:
     Исполняющий обязанности
     главы Александровского сельского поселения        Подпись              И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
2.35. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
2.36. Документы заверяют печатью администрации Александровского сельского поселения. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
2.37. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
2.38. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа), например:
Верно
Инспектор службы кадров      Подпись              И.О. Фамилия
Дата
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
2.39. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
2.40. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, например:
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к    10.11.2020.
Подпись
Дата
2.41. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
2.42. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:
В дело № 01-18 за 2019 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись      Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
2.43. В соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148x210 мм), А6 (105х148 мм).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
2.44. Администрация Александровского сельского поселения        использует [электронные шаблоны бланков/бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции)], которые должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
2.45. Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст.
2.46. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный.
2.47. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

3.1. В процессе документооборота обеспечивается:
прием и первичная обработка входящих документов;
предварительное рассмотрение входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
рассмотрение документов руководством;
доведение документов до исполнителей;
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание проектов документов;
определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
обработка и отправка исходящих документов.
3.2. Электронный документооборот администрации Александровского сельского поселения осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД).
Информационные системы администрации Александровского сельского поселения        , обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранения в архив администрации Александровского сельского поселения        и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
3.3. Служба делопроизводства администрации Александровского сельского поселения, делопроизводители подразделений, а также работники Администрации с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).
3.4. Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений - номеров, которые присваиваются документам во время их регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания и утверждения.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в пределах группы документов, которые регистрируются, и дополняется номерами, которые применяются в администрации Александровского сельского поселения, в частности номерами по номенклатуре дел.
Составные части регистрационного номера отделяются одна от другой правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного номера может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - поступающий или созданный в администрации Александровского сельского поселения.        
Для поступающих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и номера по номенклатуре дел или другого номера, который применяется в администрации Александровского сельского поселения, например: 845/01-10, где 845 - порядковый номер, 01-10 - номер дела по номенклатуре.
У отправляемого документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности - номер по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой номер, который применяется в администрации Александровского сельского поселения) и порядковый номер, например: 02-15/258, где 02-15 - номер дела по номенклатуре, 258 - порядковый номер.
С целью различия групп документов к регистрационному номеру может добавляться отметка, которая состоит из букв, например: 120/02-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».
Если документ подготовлен двумя или более органами, регистрационный номер включает номера каждого из этих органов, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 - для общих распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 - для общих писем.
Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка и вида документа.
В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для отправляемых документов штрих-код включает регистрационный номер и дату документа.
3.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.
	3.6. Доставка и отправка документов в администрации Александровского сельского поселения        осуществляются видами связи: почтой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), через сайт администрации Александровского сельского поселения, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг).
	3.7. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется специалистом администрации Александровского сельского поселения. 
3.8. Все поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:
проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).
3.9. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.
3.10. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й - приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.
3.11. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:
с отметкой «Лично» - непосредственно адресату;
с грифами ограничения доступа - в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.
3.12. Документы, поступающие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.
3.13. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.
	3.14. Электронные документы, поступившие от других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, межведомственного электронного документооборота (далее – МЕДО), через сайт администрации Александровского сельского поселения в сети «Интернет», Портал государственных услуг принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций и предоставлении информации о деятельности администрации Александровского сельского поселения, о предоставлении муниципальных услуг.
	3.15. Выявленных в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.
	3.16. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.
	3.17. Документы регистрируются только один раз: поступившие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил после 16.00, создаваемые - в день подписания или утверждения.
3.18. В процессе регистрации документа должны формироваться:
- регистрационный номер и дата регистрации документа,
- элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП,
- данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП (координаты).
Элементы визуализации и данные об их местоположении могут быть сформированы на этапе отправки в процессе подготовки транспортного контейнера. Ответственность за корректность и соответствие данных в элементах визуализации соответствующим данным файла описания транспортного контейнера и сертификата(ов) ЭП возлагается на организацию-отправителя ЭД.
При регистрации документа в электронном виде должны соблюдаться следующие условия:
а) регистрации подлежат ЭД, оформленные в соответствии с инструкцией (установленными требованиями) по делопроизводству в государственных органах, государственных организациях, государственных внебюджетных фондах и подписанные ЭП ответственных должностных лиц в соответствии с настоящими требованиями;
б) регистрационный номер документа формируется в соответствии с инструкцией (установленными требованиями) по делопроизводству в государственных органах, государственных организациях, государственных внебюджетных фондах;
в) графические элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП, а также данные об их положении формируются в соответствии с настоящими требованиями.
3.19. Документы, адресованные руководству администрации Александровского сельского поселения, а также такие, в которых не указано конкретное должностное лицо или структурное подразделение как адресат, подлежат предварительному рассмотрению специалистом администрации Александровского сельского поселения        по вопросам делопроизводства, с целью распределения документов на документы требующие обязательного рассмотрения Председателем Александровского сельского совета - Главой Александровского сельского поселения, заместителем Председателя Александровского сельского совета – Главы Александровского сельского поселения в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Председателю Александровского сельского совета - Главе Александровского сельского поселения передаются акты федеральных органов государственной власти, органов власти субъекта РФ и поручения высших должностных лиц, корреспонденция, которая поступает от органов высшего уровня; важнейшие документы, которые содержат информацию по основным вопросам деятельности и требуют решения непосредственно Председателем Александровского сельского совета - Главой Александровского сельского поселения.
Иные документы передаются заместителю Председателя Александровского сельского совета - Главы Александровского сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям).
3.20. Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день поступления или в первый рабочий день, в случае поступления их в нерабочее время, в выходные и праздничные дни. Поручения органов высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.
3.21. Во время предварительного рассмотрения документов учитываются полномочия субъектов рассмотрения корреспонденции, предусмотренные в положениях об администрации Александровского, должностных регламентах, а также классификатор вопросов деятельности, номенклатура дел, схемы прохождения документов.
3.22. На стадии предварительного рассмотрения осуществляется отбор документов, которые не подлежат регистрации специалистом администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства, а также тех, которые передаются для регистрации.
3.23. Результаты рассмотрения документа Председателем Александровского сельского совета - Главой Александровского сельского поселения, заместителем Председателя Александровского сельского совета - Главы Александровского сельского поселения, руководителями подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).
Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).
3.24. Документы, рассмотренные Председателем Александровского сельского совета - Главой Александровского сельского поселения возвращаются с соответствующей резолюцией специалисту администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства, который осуществляет передачу документов на исполнение.
3.25. Факт передачи документов исполнителям фиксируется путем проставления соответствующей отметки в регистрационной форме с указанием информации об исполнителях, которым передан оригинал документа и его копии.
3.26. Ответственность за выполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции Председателя Александровского сельского совета - Главы Александровского сельского поселения и работники, которым непосредственно поручено выполнение.
3.27. Главный исполнитель организует работу соисполнителей, в частности определяет сроки представления ими предложений, порядок согласования и подготовки проекта документа.
Соисполнители отвечают за подготовку на надлежащем уровне и своевременное представление главному исполнителю предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителями главный исполнитель информирует об этом руководителя, который представил поручение.
Информации соисполнителей, представленные на имя Председателя Александровского сельского совета - Главы Александровского сельского поселения, а также специалисту администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства передаются главному исполнителю документа для подготовки согласованного ответа.
3.28. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или нового документа, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) Председателю Александровского сельского поселения сельского совета - Главе Александровского сельского поселения сельского поселения, а также специалисту администрации, а также в случае необходимости - подготовку для пересылки адресату.
3.29. Перед представлением проекта документа на подпись соответствующему руководителю работник, который подготовил документ, обязан проверить правильность его составления и оформления, ссылки на нормативно-правовые акты, уточнить цифровые данные, наличие необходимых виз и приложений.
Документ подается на подпись вместе с документами, на основании которых он был составлен.
3.30. Если документ направляется в несколько органов, после его регистрации исполнитель организует изготовление необходимого количества экземпляров.
3.31. Работник, ответственный за исполнение документа, в случае отпуска, командировки, освобождения обязан передать другому работнику по согласованию со своим непосредственным руководителем все невыполненные документы и проинформировать структурное подразделение администрации Александровского сельского поселения по вопросам контроля о передаче документов, исполнение которых находится на контроле, другому исполнителю.
3.32. Документы, подготовленные в администрации Александровского сельского поселения, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным лицом, включаются в СЭД администрации Александровского сельского поселения.
При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.
Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.
3.33. Перед включением исходящих документов в СЭД Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.
3.34. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.
3.35. Отправляемые документы направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, электросвязи, а также доставляются курьерской службой.
3.36. Подготовка документов для отправления почтовой связью осуществляется специалистом администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства в соответствии с Правилами предоставления услуг почтовой связи.
3.37. С использованием средств электросвязи специалист администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с применением электронной цифровой подписи и документов в отсканированной форме без электронной цифровой подписи.
Срочные телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы с применением электронной цифровой подписи и документы в отсканированной форме без электронной цифровой подписи направляются исполнителем.
3.38. В случае отправки документов в сканируемой форме без электронной цифровой подписи необходимо направлять также оригинал документа в бумажной форме.
3.39. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.
3.40. Не допускается направление или передача документов без их регистрации в администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства.
3.41. Электронные и бумажные копии актов администрации Александровского сельского поселения (далее - нормативные акты), направляются в соответствии с указателями рассылки.
Если нормативные акты направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.
Замена разосланных нормативных актов производится по указанию Председателя Александровского сельского совета - Главы Александровского сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям) или лица, исполняющего его обязанности.
Дополнительная рассылка нормативных актов осуществляется по заявке исполнителя, о чем исполнителем делается отметка в соответствующем указателе рассылки.
3.42. Во время принятия от исполнителей отправляемых документов работники администрации Александровского по вопросам делопроизводства обязаны проверить:
-	правильность оформления документа (состав и размещение в нем всех реквизитов);
-	наличие и правильность указания адреса;
-	наличие на документе отметки о приложениях;
-	наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;
-	наличие виз на копии отправляемого документа, которая остается в деле;
-	наличие сведений об исполнителе документа;
-	наличие и полноту приложений;
-	соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Отправляемые документы после подписания представляются в 3-х экземплярах: подлинник направляется адресатам, копия с визами остается в администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства, а копия с регистрационным номером возвращается исполнителям.
3.43. На оригиналах документов, которые подлежат возврату, в верхнем правом углу первой страницы ставится штамп «Подлежит возврату».
3.44. Документы, которые направляются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (упаковку). На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые содержатся в конверте.
3.45. Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с указанием адреса получателя и отправителя, которые изготавливаются заблаговременно машинописным или печатным способом.
3.46. Документы, которые доставляются курьерской службой, передаются адресатам под расписку в соответствующей книге.
3.47. Доотправка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, которое подписало документ.
3.48. Исполнители обязаны передавать отправляемые документы и другие почтовые отправления специалисту администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства до 15.00.
3.49. Подписанные правовые акты (постановления, решения, приказы, распоряжения) регистрируются в день подписания или на следующий день.
В виде электронных копий правовые акты государственного органа, органа местного самоуправления включаются в СЭД государственного органа, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.
3.50. Подлинники правовых актов формируются в дела на основании номенклатуры дел администрации Александровского сельского поселения в соответствии с пунктами 6.15, 6.16. настоящей Инструкции.
3.51. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации Александровского сельского поселения.
Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе администрации Александровского сельского поселения.
3.52. Внутренние документы на имя Председателя Александровского сельского совета – Главы Александровского сельского поселения, регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) – специалистом администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства.
3.53. Объем документооборота - это суммарное количество полученных (поступающих) и созданных в Администрации Александровского сельского поселения (внутренних, отправляемых) документов за определенный период (квартал, год).
3.54. Подсчет количества документов осуществляется по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа). Размноженные экземпляры, обработанные специалистом администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства, подсчитываются отдельно на основе принятой системы учета документов.
Учет документов может осуществляться специалистом администрации Александровского сельского поселения. Отдельно подсчитываются обращения граждан.
Результаты учета документов обобщаются специалистом администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства и подаются Председателю Александровского сельского совета - Главе Александровского сельского поселения для принятия мер по усовершенствованию работы с документами.

IV. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Доступ к работе в СЭД администрации Александровского сельского поселения должны иметь только зарегистрированные пользователи.
4.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.
4.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, Председателем Александровского сельского совета - Главой Александровского сельского поселения или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.
4.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);
2) наименование вида документа;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
6) дата поступления документа;
7) входящий регистрационный номер;
8) способ доставки документа;
9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
10) количество листов основного документа;
11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);
14) срок исполнения документа;
15) индекс дела по номенклатуре дел;
16) сведения о переадресации документа;
17) отметка о контроле;
18) гриф ограничения доступа к документу;
19) сведения об электронной подписи;
20) результат проверки электронной подписи;
21) электронный адрес корреспондента;
22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.
4.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации - адресата;
2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
3) наименование вида документа;
4) дата документа;
5) регистрационный номер документа;
6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
8) количество листов основного документа;
9) индекс дела по номенклатуре дел;
10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
11) гриф ограничения доступа к документу;
12) подразделение - ответственный исполнитель документа;
13) сведения об электронной подписи;
14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;
15) электронный адрес корреспондента;
16) способ доставки документа адресату.
4.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;
2) наименование вида документа;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) гриф ограничения доступа к документу;
6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
8) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
9) подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;
10) количество листов основного документа;
11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
12) индекс дела по номенклатуре дел;
13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);
14) отметка о контроле;
15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.
4.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;
2) наименование организации - адресата;
3) дата обращения гражданина, организации;
4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);
5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);
6) дата поступления обращения гражданина, организации;
7) входящий регистрационный номер;
8) краткое содержание обращения гражданина, организации;
9) количество листов основного документа;
10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);
12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);
13) срок исполнения документа;
14) индекс дела по номенклатуре дел;
15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации
16) отметка о контроле;
17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);
18) результат проверки электронной подписи;
19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);
20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);
21) вопрос по тематическому классификатору;
22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.
4.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.
4.9. При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.
4.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники.

V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ) 

5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
5.2. Контроль осуществляется за исполнением всех зарегистрированных специалистом администрации Александровского сельского поселения по вопросам делопроизводства документов, в которых установлено задание администрации Александровского сельского поселения, а также исполнение которых подлежит обязательному контролю.
Организацию контроля за исполнением документов (поручений) по существу, осуществляет Председатель Александровского сельского совета - Глава Александровского сельского поселения.
За сроками исполнения документов (поручений) – контроль ведет специалист делопроизводства администрации Александровского сельского поселения.
5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, становятся на контроль по каждому поручению отдельно.
5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
5.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.
5.6. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.
Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).
Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
5.7. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
«весьма срочно» - в течение одного-двух дней;
«срочно» - в 3-дневный срок;
«оперативно» - в 10-дневный срок;
остальные - в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.
5.8. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).
5.9. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).
5.10. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).
5.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с использованием электронной почты.
Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).
5.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.
Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.
Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.
Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует специалиста делопроизводства.
Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием специалиста делопроизводства.
5.13. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.
Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.
5.14. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.
Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием специалиста делопроизводства.
Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.
5.15. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.
5.16. Специалист делопроизводства анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет Председателю Александровского сельского совета – Главе Александровского сельского поселения отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении администрации Александровского сельского поселения в целом.
5.17. Администрация ежемесячно представляют в Администрацию Жирновского муниципального района в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям.

VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
6.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности администрации Александровского сельского поселения, образуют документальный фонд администрации Александровского сельского поселения.
6.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве администрация разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.
Номенклатура дел администрации Александровского сельского поселения включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.
6.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
6.4. Номенклатура дел администрации Александровского сельского поселения составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.
6.5. Сводная номенклатура дел составляется заместителем главы администрации Александровского сельского поселения на основании номенклатур дел администрации по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в администрации Александровского сельского поселения (далее – Правила хранения 2015 г.).
6.6. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации Александровского сельского поселения являются наименования коллегиальных, совещательных, методических и иных органов.
6.7. Номенклатура дел администрации Александровского сельского поселения подписывается лицом, ответственным за архив, утверждается Главой Александровского сельского поселения, после согласования проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией Администрации и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Волгоградской области в сфере архивного дела  или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям.
В случае изменения структуры и функций работы администрации Александровского сельского поселения номенклатура дел подлежит предоставлению, согласованию с ЭПК или муниципальным архивом в соответствии с представленными ему полномочиями и утверждению.
6.8. Номенклатура дел составляется в трех экземплярах, 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел; 2-й и 3-й подлинные экземпляры направляются  в  архивный отдел администрации Жирновского муниципального района.
В качестве рабочего экземпляра в администрации используется копия утвержденной номенклатуры дел администрации Александровского сельского поселения.
6.9. Номенклатура дел администрации Александровского сельского поселения ежегодно (не позднее декабря) уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае изменений функций и структуры администрации Александровского сельского поселения номенклатура дел составляется, согласовывается в порядке, установленном в соответствии с пунктами 6.5-6.7 настоящей Инструкции, и утверждается заново.
6.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность Администрации Александровского сельского поселения постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях – копии документов.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
6.11. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.
По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в администрации в течение года, передаются заместителю главы администрации Александровского сельского поселения.
6.12. Заместителем главы администрации Александровского сельского поселения на основе полученных данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствие с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.
Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается заместителем главы администрации Александровского сельского поселения и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в администрации Александровского сельского поселения в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.
Рабочий экземпляр номенклатуры дел администрации Александровского сельского поселения хранится у заместителя главы администрации Александровского сельского поселения до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив Администрации ______________.
6.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляется индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса администрации Александровского сельского поселения (по штатному расписанию) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 
01-05, где:
01 - код структурного подразделения;
05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.
Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.
Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

При наличии в деле томов (частей) индекс ставится на каждом томе, например: т.1, т.2 и тому подобное.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должно четко в сжатой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела. 
Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:
а) номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
б) авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);
в) корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;
г) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;
д) хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;
е) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
ж) указание на копийность документов дела.
Не разрешается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «поступающая корреспонденция», «отправляемая корреспонденция» и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).
В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню документов со сроками хранения.
В графе 5 «Примечание» ставятся отметки о переходящих делах; о делах, которые ведутся в электронной форме; о должностных лицах, ответственных за формирование дел; о передаче дел заместителю главы администрации Александровского сельского поселения по работе с архивными документами или в соответствующее архивное учреждение.
6.14. В конце года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных от специалистов администрации Александровского сельского поселения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив Администрации Жирновского муниципального района, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.
6.15. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:
в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел.
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
6.16. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.
Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.
Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.
Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или Тверской области (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.
Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.17. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.18. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.15, 6.16 настоящей Инструкции включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
6.19. Формирование и хранение дел до передачи их в архив Администрации Жирновского муниципального района осуществляется заместителем главы администрации, электронных дел – в СЭД Администрации Александровского сельского поселения.
6.20. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, сейфах, в Службе делопроизводства - в шкафах, на стеллажах.
Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.
6.21. Временная выдача дел работникам  администрации Александровского сельского поселения осуществляется с разрешения заместителя главы администрации, другим органам - по письменному разрешению Главы администрации Александровского сельского поселения. На выданное дело составляется карточка-заместитель, в которой указывается наименование, индекс дела, заголовок дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.
6.22. Временная выдача дел осуществляется не более чем на один месяц.
6.23. Изъятие документов из дела постоянного хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документов допускается с разрешения Главы администрации Александровского сельского поселения с обязательным оставлением в деле заверенных должным образом копий и составлением акта о выдаче подлинника.
6.24. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, заместителем главы администрации принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается заместителем главы администрации и представляется работнику делопроизводства.
6.25. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом заместителем главы администрации (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в отделе кадров; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив Администрации Жирновского муниципального района при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.
Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

VII. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ АДМИНИСТРАЦИИ ЖИРНОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА; ВЫДЕЛЕНИЕ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

7.1. Каждый год отделом кадров Администрации Александровского сельского поселения, совместно с экспертной комиссией Администрации Александровского сельского поселения проводится экспертиза ценности документов.
7.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив администрации Александровского сельского поселения;
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в администрации Александровского сельского поселения ;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел администрации Александровского сельского поселения правильность определения сроков хранения дел.
7.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив администрации Александровского сельского поселения не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив администрации Александровского сельского поселения проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив Администрации Жирновского муниципального района не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в соответствии с пунктами 7.17-7.21 настоящей Инструкции.
7.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
7.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Администрации Александровского сельского поселения создается ЭК Администрации Александровского сельского поселения.
ЭК Администрации Александровского сельского поселения создается распоряжением Председателя Александровского сельского совета - Главы Александровского сельского поселения из числа наиболее квалифицированных и опытных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК Администрации Александровского сельского поселения в обязательном порядке включается заместитель главы администрации Александровского сельского поселения, выполняющий функцию секретаря ЭК Администрации Александровского сельского поселения.
Председателем ЭК Администрации Александровского сельского поселения назначается глава администрации Александровского сельского поселения. Задачи, функции и права ЭК Администрации Александровского сельского поселения, порядок ее работы определяются положением, которое утверждается Председателем Александровского сельского совета - Главой Александровского сельского поселения. Положение об ЭК Администрации Александровского сельского поселения до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК.
7.6. По результатам экспертизы ценности документов в Администрации Александровского сельского поселения составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
7.7. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством 
Отделом кадров Администрации Александровского сельского по формам, установленным Правилами хранения 2015 г. 
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив государственного органа, органа местного самоуправления такие дела не передаются.
Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, научно-техническая документация).
Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.
7.8. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;
графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.
В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
7.9. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
7.10. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем Службы делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.
Один экземпляр описи дел передается вместе с делами в архив Администрации Жирновского муниципального района, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив Администрации Александровского сельского также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).
7.11. Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в архив Администрации Жирновского муниципального района, осуществляется в соответствии с пунктами 4.19-4.30 Правил хранения 2015 г.

7.12. Подготовка электронных документов к передаче в архив Администрации Александровского сельского осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения 2015 г. 
7.13. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив Администрации Александровского сельского, выполняются следующие процедуры:
преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;
формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;
формирование в информационной системе Администрации Александровского сельского контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;
формирование в информационной системе Администрации Александровского сельского электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;
миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Администрации Александровского сельского не по информационно-коммуникационным каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).
7.14. Дела передаются в архив администрации в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденным Председателем Александровского сельского совета – Главой Александровского сельского поселения.
Прием-передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктами 4.33-4.34 Правил хранения 2015 г.
7.15. В случае ликвидации структурного подразделения Администрации лицо, ответственное за организацию делопроизводства в подразделении, формирует все документы в дела и передает их в структурное подразделение Администрации Александровского сельского поселения по работе с архивными документами независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описи дел и номенклатуре дел.
Структурное подразделение Администрации Александровского сельского поселения по работе с архивными документами обеспечивает хранение архивных документов и передачу документов, которые принадлежат Архивному фонду субъекта РФ, после окончания установленных предельных сроков их хранения в структурном подразделении Администрации Александровского сельского поселения по работе с архивными документами для постоянного хранения в соответствующее архивное учреждение.
7.16. На основе предложений работников администрации специалист делопроизводства администрации Александровского сельского поселения составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, установленной Правилами хранения 2015 г.
На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.
7.17. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
7.18. Дела с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.
7.19. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается Председателем Александровского сельского совета – Главой Александровского сельского поселения после утверждения ЭПК или муниципальным архивом согласно предоставленным ему полномочиям описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.
7.20. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.
В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью заместителя главы администрации Александровского сельского поселения.
7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.